Rechnungen an die Stadtverwaltung
Gemäß ERechVOBW und der EU-Richtlinie 2014/55 sind Städte und Kommunen zur Annahme und digitalen Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Die Stadt Freiburg hat ihren Rechnungseingang im Zuge dessen zentralisiert und größtenteils digitalisiert - eingehende Rechnungen werden weitestgehend automatisiert und medienbruchfrei weitergeleitet und angewiesen.
Um den Prozess weiter automatisieren und optimieren zu können, stellt die Stadtverwaltung ihren Geschäftspartner_innen nachfolgende Informationen und Erklärungen zur E-Rechnung sowie eine Übersicht zur Handhabung der bisher bekannten Rechnungsarten zur Verfügung. Grundsätzlich akzeptiert die Stadt drei Arten von Rechnungen: Die elektronische Rechnung, PDF-Rechnungen und Papier-Rechnungen.
E-Rechnung
Die elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist nicht vergleichbar mit der klassischen eingescannten Rechnung, die im PDF-Format übermittelt wird. Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass E-Rechnungen nach EU-Norm in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und digitale Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.
Im Gegensatz zur Papier- oder PDF-Rechnung, die eine bildhafte, für Menschen lesbare Darstellung visualisieren, bildet die E-Rechnung einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (XML-Dokument). Der nationale Standard für die Zusammensetzung des XML-Datensatzes ist die XRechnung. Unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrages akzeptiert die Stadt Freiburg ausschließlich E-Rechnungen im Format der XRechnung oder alternativ als ZUGFeRD 2.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine 17-stellige Zeichenkombination, mit der eingehende Rechnungen vom zentralen Posteingang eindeutig und schnell an die richtigen Adressaten in der Stadtverwaltung weitergeleitet werden.Weiter unten finden Sie eine Übersicht der Leitweg-IDs der Stadtverwaltung.
Optionen für die Zustellung der XRechnung
- Service-BW: Elektronische Rechnungen können der Stadt Freiburg unter Angabe der Leitweg-ID über das service-bw Portal des Landes Baden-Württemberg zugestellt werden. Entweder per Upload oder per Mail an rechnung@service-bw.bwl.de.
- Per E-Mail: Die Zustellung der E-Rechnung kann auch per E-Mail an das zentrale Postfach rechnungsstelle@stadt.freiburg.de erfolgen. Folgende Bedingungen müssen dabei beachtet werden:
- Angabe der Leitweg-ID entweder im Rechnungskopf oder in der Rechnungsadresse
- Ein Anhang pro E-Mail
- Jede E-Mail an den zentralen Rechnungseingang muss genau einen Dateianhang enthalten.
- E-Mails ohne Dateianhang oder mit mehreren Dateianhängen werden automatisch abgewiesen.
- Eine Rechnung pro E-Mail
- Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail versendet werden.
- Zulässige Dateiformate: XRechnung oder ZUGFeRD 2.
PDF-Rechnung
Für den Eingang von PDF-Rechnungen hat die Stadt Freiburg die zentrale E-Mail-Adresse rechnungsstelle@stadt.freiburg.de eingerichtet. Eingehende PDF-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und zur elektronischen Bearbeitung an die jeweiligen Ämter oder Dienststellen weitergeleitet. Für PDF-Rechnungen, die per E-Mail an das zentrale Rechnungsstellen-Postfach eingehen, gelten folgende Anforderungen:
- Ein Anhang pro E-Mail: Jede E-Mail an den zentralen Rechnungseingang muss genau einen Dateianhang enthalten. E-Mails ohne Dateianhang oder mit mehreren Dateianhängen werden automatisch abgewiesen
- Eine Rechnung pro E-Mail: Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail versendet werden.
- Zulässige Anhangs-Formate: Es werden nur Anlagen im PDF- und XML-Format akzeptiert. Andere Formate sind nicht zulässig und werden abgewiesen.
- Umgang mit rechnungsbegleitenden Dokumenten: Rechnungsbegleitende Dokumente (zum Beispiel Leistungsnachweise, Arbeitsberichte etc.) müssen in die Rechnungsdatei integriert werden. Wichtig ist dabei, dass das Rechnungsbild am Anfang steht.
- E-Mail-Text: Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang. Hintergrund: Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung werden nur die Dateianhänge bearbeitet. Das heißt, der Begleittext in der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
- Kein Kennwortschutz: Die übermittelten Dateien dürfen nicht durch ein Kennwort geschützt sein.
- Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug: Die zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug erforderlichen gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG sind einzuhalten.
- Bitte senden Sie keine Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Kundeninformationen oder sonstigen Geschäftsschreiben an das zentrale E-Mail-Postfach.
Um Dopplungen zu vermeiden, möchten wir Sie bitten, jede Ihrer Rechnungen (nur einmalig) an unser elektronisches Postfach zu senden. Durchschriften an personalisierte Postfächer sind bitte zu unterbinden.
Papier-Rechnung
Als Geschäftspartner_in der Stadt Freiburg haben Sie weiterhin die Möglichkeit, Rechnungen in Papierform zu stellen. Eingehende Papier-Rechnungen werden im zentralen Posteingang eingescannt, automatisch ausgelesen und zur elektronischen Bearbeitung an die jeweiligen Ämter oder Dienststellen weitergeleitet.
Trotz der weiter bestehenden Möglichkeit, der Stadt Freiburg Rechnungen in Papierform zukommen zu lassen, möchten wir Sie auf die Vorteile hinweisen, welche Sie bei der elektronischen Rechnungsstellung genießen können.Senden Sie uns E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen, sparen Sie Portokosten, agieren nachhaltiger und profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten aufgrund wegfallender Postwege und der damit erhöhten Durchlaufgeschwindigkeit.
Rechnungsadressierung
Bitte adressieren Sie Rechnungen, die in Papier-Form oder als PDF versandt werden, wie folgt:
Stadt Freiburg im BreisgauRechnungsstelle-XXXX (Beispiel: Rechnungsstelle-1800)Fachamt XX (Beispiel: Digitales und IT)Fehrenbachallee 1279106 Freiburg im Breisgau
Bitte fügen Sie für das Kursivgedruckte je nach Amt oder Dienststelle folgendes ein: