Rechnungen an die Stadtverwaltung

Foto: FWTM-Baschi Bender

Gemäß ERechVOBW und der EU-Richtlinie 2014/55 sind Städte und Kommunen zur Annahme und digitalen Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen verpflichtet. Die Stadt Freiburg hat ihren Rechnungseingang im Zuge dessen zentralisiert und größtenteils digitalisiert - eingehende Rechnungen werden weitestgehend automatisiert und medienbruchfrei weitergeleitet und angewiesen.

Um den Prozess weiter automatisieren und optimieren zu können, stellt die Stadtverwaltung ihren Geschäftspartner_innen nachfolgende Informationen und Erklärungen zur E-Rechnung sowie eine Übersicht zur Handhabung der bisher bekannten Rechnungsarten zur Verfügung. Grundsätzlich akzeptiert die Stadt drei Arten von Rechnungen: Die elektronische Rechnung, PDF-Rechnungen und Papier-Rechnungen.

E-Rechnung

Die elektronische Rechnung oder E-Rechnung ist nicht vergleichbar mit der klassischen eingescannten Rechnung, die im PDF-Format übermittelt wird. Der wesentliche Unterschied liegt darin, dass E-Rechnungen nach EU-Norm in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und digitale Weiterverarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.

Im Gegensatz zur Papier- oder PDF-Rechnung, die eine bildhafte, für Menschen lesbare Darstellung visualisieren, bildet die E-Rechnung einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (XML-Dokument). Der nationale Standard für die Zusammensetzung des XML-Datensatzes ist die XRechnung. Unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrages akzeptiert die Stadt Freiburg ausschließlich E-Rechnungen im Format der XRechnung oder alternativ als ZUGFeRD 2.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist eine 17-stellige Zeichenkombination, mit der eingehende Rechnungen vom zentralen Posteingang eindeutig und schnell an die richtigen Adressaten in der Stadtverwaltung weitergeleitet werden.Weiter unten finden Sie eine Übersicht der Leitweg-IDs der Stadtverwaltung.

Zustellung von XRechnungen

  • Service-BW: Elektronische Rechnungen können der Stadt Freiburg unter Angabe der Leitweg-ID ausschließlich über das service-bw Portal des Landes Baden-Württemberg zugestellt werden. Entweder per Upload oder per Mail an rechnung@service-bw.bwl.de.

PDF-Rechnung

Für den Eingang von PDF-Rechnungen hat die Stadt Freiburg die zentrale E-Mail-Adresse rechnungsstelle@stadt.freiburg.de eingerichtet. Eingehende PDF-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und zur elektronischen Bearbeitung an die jeweiligen Ämter oder Dienststellen weitergeleitet. Für PDF-Rechnungen, die per E-Mail an das zentrale Rechnungsstellen-Postfach eingehen, gelten folgende Anforderungen:

  • Ein Anhang pro E-Mail: Jede E-Mail an den zentralen Rechnungseingang muss genau einen Dateianhang enthalten. E-Mails ohne Dateianhang oder mit mehreren Dateianhängen werden automatisch abgewiesen
  • Eine Rechnung pro E-Mail: Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail versendet werden.
  • Zulässige Anhangs-Formate: Es werden nur Anlagen im PDF- und ZUGFeRD-Format akzeptiert. Andere Formate sind nicht zulässig und werden abgewiesen.
  • Umgang mit rechnungsbegleitenden Dokumenten: Rechnungsbegleitende Dokumente (zum Beispiel Leistungsnachweise, Arbeitsberichte etc.) müssen in die Rechnungsdatei integriert werden. Wichtig ist dabei, dass das Rechnungsbild am Anfang steht.
  • E-Mail-Text: Wichtige Informationen und Angaben gehören nicht in den E-Mail-Text, sondern in den Dateianhang. Hintergrund: Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung werden nur die Dateianhänge bearbeitet. Das heißt, der Begleittext in der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
  • Kein Kennwortschutz: Die übermittelten Dateien dürfen nicht durch ein Kennwort geschützt sein.
  • Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug: Die zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug erforderlichen gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG sind einzuhalten. 
  • Bitte senden Sie keine Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Kundeninformationen oder sonstigen Geschäftsschreiben an das zentrale E-Mail-Postfach.

Um Dopplungen zu vermeiden, möchten wir Sie bitten, jede Ihrer Rechnungen (nur einmalig) an unser elektronisches Postfach zu senden. Durchschriften an personalisierte Postfächer sind bitte zu unterbinden.

Papier-Rechnung

Als Geschäftspartner_in der Stadt Freiburg haben Sie weiterhin die Möglichkeit, Rechnungen in Papierform zu stellen. Eingehende Papier-Rechnungen werden im zentralen Posteingang eingescannt, automatisch ausgelesen und zur elektronischen Bearbeitung an die jeweiligen Ämter oder Dienststellen weitergeleitet.

Trotz der weiter bestehenden Möglichkeit, der Stadt Freiburg Rechnungen in Papierform zukommen zu lassen, möchten wir Sie auf die Vorteile hinweisen, welche Sie bei der elektronischen Rechnungsstellung genießen können.Senden Sie uns E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen, sparen Sie Portokosten, agieren nachhaltiger und profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten aufgrund wegfallender Postwege und der damit erhöhten Durchlaufgeschwindigkeit.

Rechnungsadressierung

Bitte adressieren Sie Rechnungen, die in Papier-Form oder als PDF versandt werden, wie folgt:
Stadt Freiburg im BreisgauRechnungsstelle-XXXX (Beispiel: Rechnungsstelle-1800)Fachamt XX (Beispiel: Digitales und IT)Fehrenbachallee 1279106 Freiburg im Breisgau

Bitte fügen Sie für das Kursivgedruckte je nach Amt oder Dienststelle folgendes ein:

Amt/ Dienststelle Rechnungsstelle Leitweg-ID für Service-BW
Büro der Bürgermeisterin Buchheit (Dezernat 2) 0020 08311000-A2808-95
Büro des Ersten Bürgermeisters von Kirchbach (Dezernat 3) 0030 08311000-A3338-57
Büro des Bürgermeisters Breiter (Dezernat 4) 0040 08311000-A4172-77
Büro des Bürgermeisters Prof. Dr. Haag (Dezernat 5) 0050 08311000-A5597-70
Referat für Chancengerechtigkeit 0110 08311000-A1134-73
Amt für Projektentwicklung und Stadterneuerung 0130 08311000-A7581-35
Vergabemanagement 0420 08311000-A6773-34
Sportreferat 0550 08311000-A5852-81
Haupt- und Personalamt 1100 08311000-A1100-78
Persönliches Referat des Oberbürgermeisters 1100 08311000-A1100-78
Referat des Oberbürgermeisters für Steuerung und Koordination 1100 08311000-A1100-78
Referat für internationale Kontakte und Protokoll 1100 08311000-A1100-78
Nachhaltigkeitsmanagement 1100 08311000-A1100-78
Referat für bezahlbares Wohnen 1100 08311000-A1100-78
Projektgruppe Impuls für Wandel und Innovation 1100 08311000-A1100-78
Presse- und Öffentlichkeitsreferat 1300 08311000-A1994-15
Ortsverwaltung Lehen 1510 08311000-A1519-82
Ortsverwaltung Opfingen 1520 08311000-A5267-90
Ortsverwaltung Waltershofen 1530 08311000-A3926-39
Ortsverwaltung Tiengen 1540 08311000-A7529-94
Ortsverwaltung Munzingen 1550 08311000-A6133-14
Ortsverwaltung Hochdorf 1560 08311000-A7917-94
Ortsverwaltung Ebnet 1570 08311000-A2892-37
Ortsverwaltung Kappel 1580 08311000-A6828-63
Amt für Bürgerservice und Informationsmanagement 1200 08311000-A1200-69
Rechnungsprüfungsamt 1400 08311000-A1493-63
Arbeitsschutz 1600 08311000-A2973-85
Umweltschutzamt 1700 08311000-A1700-24
Digitales und IT 1800 08311000-A1800-15
Stadtkämmerei 2000 08311000-A2000-94
Rechtsamt 3000 08311000-A3031-08
Gesamtpersonalrat 3100 08311000-A3141-66
Amt für öffentliche Ordnung 3200 08311000-A9869-58
Standesamt 3400 08311000-A3451-09
Amt für Brand- und Katastrophenschutz 3700 08311000-A3335-66
Kulturamt 4100 08311000-A4905-12
Stadtbibliothek 4300 08311000-A4343-49
Städtische Museen Freiburg 4500 08311000-A4201-87
Amt für städtische Kindertageseinrichtungen 5350 08311000-A3920-57
Amt für Migration und Integration 5400 08311000-A9953-97
Stadtplanungsamt 6100 08311000-A6104-04
Vermessungsamt 6200 08311000-A8195-36
Baurechtsamt 6300 08311000-A6324-23
Forstamt 8200 08311000-A8256-47
Amt für Liegenschaften und Wohnungswesen 6400 08311000-A1406-33
Amt für Kinder, Jugend und Familie 5300 08311000-A1099-81
Amt für Soziales 5000 08311000-A5041-89
Gebäudemanagement Freiburg 6500 08311000-A6500-77
Gebäudemanagement Freiburg - TM HB 6531 08311000-A6306-77
Gebäudemanagement Freiburg - TM ET 6532 08311000-A1139-58
Gebäudemanagement Freiburg - TM VT 6533 08311000-A8093-51
Gebäudemanagement Freiburg - TM EM 6534 08311000-A9182-82
Gebäudemanagement Freiburg - TM HTD 6535 08311000-A4406-54
Gebäudemanagement Freiburg - SG HM 6541 08311000-A2758-51
Gebäudemanagement Freiburg - SG Service 6542 08311000-A4238-73
Gebäudemanagement Freiburg - SG RM 6543 08311000-A8846-23
Garten- und Tiefbauamt 6600 08311000-A6600-68
Amt für Schule und Bildung 4000 08311000-A8867-57
Amt für Schule und Bildung - Sachgebiet Schulausstattung 4073 08311000-A4841-10
Amt für Schule und Bildung - Stabstelle Digitalisierung 4074 08311000-A2411-25
Amt für Schule und Bildung - Fachservice Schulverpflegung 4075 08311000-A3109-65
Amt für Schule und Bildung - Fachservice Schülerbeförderung 4076 08311000-A6935-33
Amt für Schule und Bildung - Stabstelle Freiburger Bildungsmanagement 4079 08311000-A4374-53
Adolf-Reichwein-Grundschule 4001 08311000-A4896-39
Albert-Schweitzer-Grundschule I 4002 08311000-A5985-70
Anne-Frank-Grundschule 4003 08311000-A1209-42
Clara-Grunwald-Schule 4004 08311000-A8554-26
Deutsch-Französische Grundschule 4005 08311000-A1041-61
Emil-Thoma-Grundschule 4006 08311000-A5649-11
Feyel-Schule 4007 08311000-A4392-96
Hofacker-Grundschule 4008 08311000-A6263-12
Johannes-Schwartz-Schule 4009 08311000-A2269-63
Karoline-Kaspar-Schule 4010 08311000-A1403-42
Lindenbergschule 4011 08311000-A3665-46
Loretto Grundschule 4012 08311000-A9055-75
Lortzingschule 4013 08311000-A8580-45
Markgrafenschule 4014 08311000-A2240-53
Mühlmattenschule 4015 08311000-A8021-73
Paul-Hindemith-Schule 4016 08311000-A7937-34
Pestalozzi-Grundschule 4017 08311000-A1988-33
Schauinslandschule 4018 08311000-A8160-44
Schneeburgschule 4019 08311000-A8467-93
Tullaschule 4020 08311000-A2909-83
Vigelius-Grundschule I 4021 08311000-A9472-85
Weiherhof-Grundschule 4022 08311000-A1177-41
Emil-Gött-Schule 4023 08311000-A5003-09
Reinhold-Schneider-Schule 4024 08311000-A2964-15
Schönberg Grundschule 4025 08311000-A4053-46
Gerhart-Hauptmann-Grundschule 4026 08311000-A8270-05
Hebelschule 4027 08311000-A6622-02
Tunibergschule 4028 08311000-A8102-24
Turnseeschule 4029 08311000-A3717-84
Albert-Schweizer-Schule II 4035 08311000-A2460-72
Karlschule GWRS 4036 08311000-A4331-85
Emil-Thoma-Realschule 4040 08311000-A9330-26
Hansjakob-Realschule 4041 08311000-A8464-05
Lessing Realschule 4042 08311000-A1733-22
Pestalozzi-Realschule 4043 08311000-A7123-51
Weiherhof-Realschule 4044 08311000-A6648-21
Wentzinger Realschule 4045 08311000-A9301-16
Berthold-Gymnasium 4050 08311000-A6089-49
Deutsch-Französisches Gymnasium 4051 08311000-A6005-10
Deutsch-Französisches Internat 4052 08311000-A9049-93
Droste-Hülshoff-Gymnasium 4053 08311000-A6228-20
Friedrich-Gymnasium 4054 08311000-A6535-69
Goethe-Gymnasium 4055 08311000-A9970-46
Rotteck Gymnasium 4056 08311000-A7540-61
Theodor-Heuss-Gymnasium 4057 08311000-A8238-04
Wentzinger-Gymnasium 4058 08311000-A3071-82
Kepler-Gymnasium 4059 08311000-A1032-88
Staudinger Gesamtschule 4060 08311000-A2121-22
Staudinger Mensa 4069 08311000-A8200-21
Vigeliusschule II 4061 08311000-A6338-78
SKG FS emotionale u. soziale Entwicklung 4070 08311000-A4690-75
SKG FS Sprache 4070 08311000-A4690-75
SKG FS Lernen Lernfüchse 4070 08311000-A4690-75
SBBZ Lessingschule 4080 08311000-A6170-97
SBBZ Albert-Schweitzer-Schule III 4081 08311000-A1785-60
SBBZ Schenkendorfschule 4082 08311000-A9521-35
SBBZ Schule Günterstal 4083 08311000-A2399-61
SBBZ Richard-Mittermaier-Schule 4084 08311000-A7398-02
SBBZ Kirsten-Boie-Schule 4085 08311000-A6532-78
SBBZ Mooswaldschule 4086 08311000-A8794-82
SBBZ Adolf-Reichwein-Schule 4001 08311000-A4896-39
Friedrich-Weinbrenner-Schule 4090 08311000-A5191-27
Walther-Rathenau-Gewerbeschule 4091 08311000-A4716-94
Richard-Fehrenbach-Gewerbeschule 4092 08311000-A7369-89
Gertrud-Luckner-Gewerbeschule 4093 08311000-A4157-25
Walter-Eucken-Gymnasium 4094 08311000-A4073-83
Max-Weber-Schule 4095 08311000-A7117-69
Edith-Stein-Schule 4096 08311000-A4296-93
Merianschule 4097 08311000-A4603-45
Planetarium 4066 08311000-A8038-22
Freiburger Schulprojektwerkstatt 4077 08311000-A5608-37
ASB - Sachgebiet Trägermanagement 4071 08311000-A7589-11
ASB - Sachgebiet Schulkindbetreuung in städtischer Trägerschaft 4078 08311000-A6161-27
ASB - Sachgebiet Bildungsunterstützende Angebote 4072 08311000-A9460-24
SKB ASS1 (Schulkindbetreuung Albert-Schweitzer-Schule I) 4037 08311000-A5466-75
SKB HES (Schulkindbetreuung Hebelschule) 4038 08311000-A4600-54
SKB JSS (Schulkindbetreuung Johannes-Schwartz-Schule) 4039 08311000-A6862-58
SKB LBS (Schulkindbetreuung Lindenbergschule) 4046 08311000-A3259-03
SKB PHS (Schulkindbetreuung Paul-Hindemith-Schule) 4047 08311000-A2784-70
SKB PLGS (Schulkindbetreuung Pestalozzi-Grundschule) 4048 08311000-A5437-65
SKB RSS (Schulkindbetreuung Reinhold-Schneider-Schule) 4049 08311000-A2225-98
SKB SIS (Schulkindbetreuung Schauinslandschule) 4062 08311000-A2141-59
SKB SBS (Schulkindbetreuung Schneeburgschule) 4063 08311000-A5185-45
SKB TLS (Schulkindbetreuung Tullaschule) 4064 08311000-A2364-69
SKB TBS (Schulkindbetreuung Tunibergschule) 4065 08311000-A2671-21
SKB WHGS (Schulkindbetreuung Weiherhof-Grundschule) 4067 08311000-A6106-95
GTS ASS2 (Ganztagesschule Albert-Schweitzer-Schule II) 4068 08311000-A3676-13