Unternehmen werden durch öffentliche Bekanntmachung (z.B. Badische Zeitung, EU-Amtsblatt, Vergabeportal der Region Freiburg: regionfreiburg.deutsche-evergabe.de) oder direkt zur Teilnahme am Wettbewerb bzw. Angebotsabgabe aufgefordert.
Über das Vergabeportal müssen die interessierten Unternehmen die Ausschreibungsunterlagen beziehen und gemäß der vorgeschrieben Form und Frist ihr Angebot elektronisch oder in Papierform einreichen. Die Angebote werden vom Vergabemanagement eröffnet, wobei die teilnehmenden Unternehmen aber nur bei Ausschreibungen von Bauleistungen nach VOB anwesend sein dürfen.
Nach der formellen und fachlichen Wertung durch das Vergabemanagement und die ausschreibende Dienststelle (bzw. ggf. von diesen beauftragten Dritten, wie z.B. Architekten/Ingenieure) wird von der ausschreibenden Dienststelle das wirtschaftlichste Angebot beauftragt. Die nichtberücksichtigten Unternehmen werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben bzw. auf Antrag über die Gründe der Nichtberücksichtigung informiert.