Rechnungen elektronisch übermitteln
Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
1. Per E-Mail:
Für den Eingang von PDF-Rechnungen (und ZUGFeRD-Rechnungen) hat die Stadt Freiburg die zentrale E-Mail-Adresse rechnungsstelle@stadt.freiburg.de eingerichtet. Eingehende PDF-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und zur elektronischen Bearbeitung an die jeweiligen Ämter oder Dienststellen weitergeleitet.
2. Über Service-BW:
Elektronische Rechnungen (X-Rechnungen) können der Stadt Freiburg unter Anlage der Leitweg-ID ausschließlich über das service-bw Portal des Landes Baden-Württemberg (https://www.service-bw.de/erechnung) zugestellt werden.
Senden Sie uns E-Rechnungen oder PDF-Rechnungen, sparen Sie Portokosten, agieren nachhaltiger und profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten aufgrund wegfallender Postwege.
Responsible authority
Voraussetzungen
PDF-Rechnung:
- Ein Anhang pro E-Mail: E-Mails ohne oder mit mehr als einem Dateianhang werden automatisch abgewiesen.
- Eine Rechnung pro E-Mail: Für jede Rechnung muss eine eigene E-Mail versendet werden.
- Zulässige Anhangs-Formate: Es werden nur Anlagen im PDF- und ZUGFeRD-Format akzeptiert. (Keine ZIP-Ordner)
- Umgang mit rechnungsbegleitenden Dokumenten: Rechnungsbegleitende Dokumente müssen in die Rechnungsdatei integriert werden. Das Rechnungsbild muss hierbei am Anfang stehen.
- E-Mail-Text: Wichtige Informationen und Angaben gehören in den Dateianhang. Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung werden nur die Dateianhänge bearbeitet, der Begleittext in der E-Mail wird nicht zur Kenntnis genommen.
- Kein Kennwortschutz: Die übermittelten Dateien dürfen nicht durch ein Kennwort geschützt sein.
- Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug: Die zum uneingeschränkten Vorsteuerabzug erforderlichen gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG sind einzuhalten.
- Bitte senden Sie keine Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Kundeninformationen oder sonstigen Geschäftsschreiben an das zentrale E-Mail-Postfach.
Rechnungsadressierung:
Bitte adressieren Sie Rechnungen, die als PDF versandt werden, wie folgt:
Stadt Freiburg im Breisgau
Rechnungsstelle-XXXX (Beispiel: Rechnungsstelle-1800)
Fachamt XX (Beispiel: Digitales und IT)
Fehrenbachallee 12
79106 Freiburg im Breisgau
Verfahrensablauf
Öffnen Sie ihr E-Mail-Programm. Die Empfänger-Adresse ist rechnungsstelle@stadt.freiburg.de. Fügen Sie Ihre Rechnung im PDF- oder ZUGFeRD-Format an die E-Mail an. Achten Sie darauf, nur eine Datei im Anhang zu senden. Sollten Sie mehrere Rechnungen stellen, senden Sie diese in separaten E-Mails. Rechnungsbegleitende Dokumente müssen in die Rechnungsdatei integriert werden, wobei das Rechnungsbild am Anfang stehen muss. Lassen Sie den E-Mail-Text leer, dieser wird bei der Bearbeitung nicht beachtet. Senden Sie die E-Mail ab.
Fristen
Keine
Erforderliche Unterlagen
Rechnung
Kosten
Keine
Bearbeitungsdauer
Keine
Rechtsgrundlage
Freigabevermerk
Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Die Stadt Freiburg hat dessen Fassung am 22.01.2024 freigegeben.