Doppelhaushalt 2021/2022



THH 2 Zentrale Funktionen und Sonderaufgaben

1.02.00.00


Kurzbeschreibung

Die Handlungsfelder des Büros des Oberbürgermeisters umfassen insbesondere die Beratung und Unterstützung des Oberbürgermeisters bei der strategischen und politischen Steuerung der Gesamtverwaltung, einschließlich der städtischen Gesellschaften sowie der überregionalen Organisationen und Gremien.


Weitere Informationen

Außerdem umfassen sie die Koordination und Steuerung des gesamten Geschäftsbereiches des Oberbürgermeisters und von Projekten mit grundsätzlicher Bedeutung für die Stadt.


Das direkt dem Oberbürgermeister zugeordnete Persönliche Referat mit Sekretariat, Pressesprecherin, Referenten Kommunikation und Social Media Referentin des Oberbürgermeisters sind für die Koordination und Steuerung von Außenkontakten, die Koordination von Terminen, die Öffentlichkeitsarbeit (Pressemitteilungen, Pressekonferenzen, Interviews, Medienauskünfte, Social Media Auftritt) des Oberbürgermeisters zuständig. Das Referat koordiniert die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit bei gesamtstädtischen bzw. dezernatsübergreifenden Themen und bereitet öffentlichkeitswirksame Termine des Oberbürgermeisters vor (Reden und Grußworte).

Die direkt dem Oberbürgermeister zugeordnete Stabsstelle Referat für bezahlbares Wohnen nimmt die zentrale gesamtstädtische Koordination und Konzeption der städtischen wohnungs- und baulandpolitischen Maßnahmen mit Steuerungsfunktion war. Schwerpunkte: bezahlbaren Wohnraum sichern, Baurechte für Neubau schaffen, Baukosten senken und die beteiligten Akteure fördern und unterstützen.

Die direkt dem Oberbürgermeister zugeordnete Projektgruppe Verwaltungskonzentration koordiniert und steuert das gesamtstädtische Projekt „Neues Verwaltungszentrum“ mit u. a. folgenden Maßnahmen: Neubau des Rathauses im Stühlinger, notwendige Organisationsmaßnahmen für die Zusammenführung der städtischen Ämter in einen Standort, Initiieren von Veränderungsprozessen, Öffentlichkeitsarbeit.

Die verwaltungsinterne Zuständigkeit zur Steuerung des Freiburger Nachhaltigkeitsprozesses liegt bei der dem Oberbürgermeister zugeordneten Stabsstelle Nachhaltigkeitsmanagement (NHM). Das NHM hat das Ziel, Nachhaltigkeit sukzessive als gesamtstädtische Querschnittsaufgabe kommunalen Handelns zu verankern und verschiedenste Akteur_innen in die Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele einzubinden. Ihr obliegt zudem die Geschäftsführung des Nachhaltigkeitsrates.

Beim Haupt- und Personalamt sind neben der Beratung und Unterstützung des Oberbürgermeisters vor allem die Administration des Gemeinderats und seiner vielfältigen Gremien, die strategische Personalplanung, die Personalgewinnung, die Fort- und Weiterbildung, die Personalverwaltung, die Bezügeabrechnung und das Gesundheitsmanagement für die gesamte Stadtverwaltung angesiedelt. Ferner werden die zentrale Organisation des Verwaltungsmanagements, Projekte zur Verwaltungsmodernisierung und -digitalisierung sowie die zentralen technischen Dienste wie Postverteilung, Vervielfältigungsstelle und Registraturen hier wahrgenommen und das neue Rathaus im Stühlinger in diesen Punkten betreut. Darüber hinaus sind hier die zentrale Beschaffung und das betriebliche Mobilitätsmanagement für die Stadtverwaltung angesiedelt.

Digitales und IT (DIGIT) hat sowohl strategische Aufgaben als auch klassische Dienstleistungsaufgaben zu erfüllen. Mit der zentralen Informationstechnologie der Stadtverwaltung werden ein störungsfreier Dienstbetrieb für alle Ämter und Dienststellen sichergestellt und die wesentlichen Anwendungen zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus ist das DIGIT für die Umsetzung und Weiterentwicklung einer übergreifenden strategischen Digitalstrategie verantwortlich, die in 2019 entwickelt wurde und Umsetzungsperspektiven für die nächsten Jahre bieten soll. In diesem Rahmen sind umfangreiche konzeptionelle, koordinierende und kollaborative Aufgaben innerhalb und außerhalb der Stadtverwaltung zu leisten.

Im Referat für Internationale Kontakte und Protokoll werden offizielle Empfänge und Veranstaltungen der Stadt organisiert und die Ordensverfahren durchgeführt, die Kontaktpflege im Rahmen der internationalen Kooperationen wahrgenommen, gemeinsame Programme inhaltlich abgestimmt und organisiert sowie Delegationsreisen und -besuche vorbereitet. Das städtische Greencity-Büro ist hier zugeordnet und koordiniert die Besuchsprogramme der Gastdelegationen sowie die Fachkonferenz Local Renewables gemeinsam mit dem ICLEI-Europabüro. Weiter gehört zum Referat die Europabeauftragte der Stadt sowie seit 2017 eine vom Bund bezuschusste Stelle zur Koordination der kommunalen Entwicklungspolitik.

Der Arbeitsschutz berät die Verantwortlichen der Stadt Freiburg in allen Fragen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes. Er unterstützt sie bei der Erstellung/Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilungen, bei der Ausbildung von Sicherheitsbeauftragten sowie bei Schulungen und Unterweisungen.

Das Vergabewesen steht in engem Zusammenhang zu Korruptionsprävention und Risikomanagement. Beim Vergabemanagement liegt die Zuständigkeit für die rechtssichere Durchführung aller formellen städtischen Vergabeverfahren. Das Vergabemanagement berät und unterstützt alle Dienststellen bei vergaberechtlichen Fragestellungen, koordiniert die städtischen Vertragsbedingungen für Vergabeverfahren und führt das gesamtstädtische Vergabebuch, das dem Vergabecontrolling und der Korruptionsprävention dient. Darüber hinaus wird vom Vergabemanagement jährlich ein Vergabebericht erstellt, der dem Oberbürgermeister sowie der Fachdezernentin und den Fachdezernenten als Steuerungsinstrument dient.

Die Stadt Freiburg hat sich das Ziel gesetzt, Artikel 3 Absatz 2 des Grundgesetzes (GG) umzusetzen: „Männer und Frauen sind gleichberechtigt. Der Staat fördert die tatsächliche Durchsetzung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern und wirkt auf die Beseitigung bestehender Nachteile hin.“ Diese Aufgaben werden bei der Stadt Freiburg von der Stelle zur Gleichberechtigung der Frau, der Kontaktstelle Frau und Beruf und der Geschäftsstelle Gender & Diversity wahrgenommen. Die Stelle zur Gleichberechtigung der Frau erfüllt eine Querschnittsaufgabe. Sie setzt sich gemäß der Verpflichtung aus der „Europäischen Charta für die Gleichstellung von Frauen und Männern auf lokaler Ebene“ dafür ein, in der Stadt Freiburg Gleichberechtigung weiter voran zu bringen und die gleichstellungspolitischen Ziele gemeinsam mit Stadt- und Zivilgesellschaft umzusetzen. Die Kontaktstelle Frau und Beruf arbeitet hier insbesondere an der Umsetzung der Verpflichtungen gemäß Artikel 27 der EU Charta – wirtschaftliche Entwicklung. Der Tätigkeitsbereich der Kontaktstelle Frau und Beruf wurde 2016 auf Grund geänderter Förderbedingungen des Landes auf den Ortenaukreis ausgeweitet. Die Geschäftsstelle Gender & Diversity erfasst seit 2016 Gender- und Diversity relevante Daten. Grundlage dafür bilden u. a. das GG, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz sowie das Gesetz zur Einführung des Rechts auf Eheschließung für Personen gleichen Geschlechts und der Beschluss des Bundesverfassungsgerichts zur Evaluierung des Personenstandsrechts.

Der Gesamtpersonalrat ist die Interessensvertretung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung; er ist an Maßnahmen beteiligt, die über den Bereich einer Dienststelle hinausgehen sowie an verschiedenen Projekten und Arbeitsgruppen (§ 54 und § 91 Landespersonalvertretungsgesetz Baden-Württemberg).

Personal


Beamt_innen Beschäftigte Gesamt 2019/2020 Beamt_innen Beschäftigte Gesamt 2021/22
Haupt- und Personalamt / OB-Büro / Büro für Kommunikation/ Referat für Intern. Kontakte und Protokoll / Nachhaltig-keitsmanagement / PG Verwaltungskonzentr./ Stabstelle Persönliches Referat des OB / Referat für bezahlbares Wohnen 89,55 72,01 161,56 90,45 72,80 163,25

Neuschaffungen: +5,0 VZÄ (1,0 VZÄ für Verwaltungsaufgaben DIGIT// 3,5 VZÄ vom Gemeinderat genehmigt für Prozessoptimierung, Organisationsentwicklung und Projektmanagement im Zusammenhang mit Digitalisierung// 0,5 VZÄ für Internationale Kontakte und Protokoll)

Unterjährige Änderung der Planstellenzuordnung: -1,55 VZÄ (+1,5 VZÄ von THH 17/Stadtkämmerei (Übergang Scantätigkeiten in zentrale Scanstelle HPA im Zuge Einführung E-Rechnung)// -3,05 VZÄ zu THH 5/Pressereferat (Auflösung Büro für Kommunikation))

Einsparungen: -1,76 VZÄ (-0,26 VZÄ Gegenfinanzierung für neue Stellen// -0,5 VZÄ ehemalige Tätigkeit Städtetagspräsidium// -1,0 VZÄ Einsparung nicht mehr benötigter Stelle aus Abordnung zu Stadtwerken)

Anzahl Stellen Beamt_innen Beschäftigte Gesamt 2019/2020 Beamt_innen Beschäftigte Gesamt 2021/22
Personalreserve/ Nachwuchskräfte 199,55 139,31 338,86 206,55 132,31 338,86
Beurlaubte 103,00 22,00 125,00 103,00 22,00 125,00
Anzahl Stellen Beamt_innen Beschäftigte Gesamt 2019/2020 Beamt_innen Beschäftigte Gesamt 2021/22
Digitales und IT 8,00 42,3 50,3 8,00 60,7 68,7

Neuschaffungen: +19,0 VZÄ ((davon 6,0 VZÄ vom Gemeinderat im Vorgriff genehmigt) 1,0 VZÄ Assistenz Amts-leitung// 1,5 VZÄ Umsetzung Digitalisierungsstrategie// 2,0 VZÄ IT/Digitales/e-Government// 1,0 VZÄ IT-Architekt_in// 1,0 VZÄ Data-Scientist// 1,0 VZÄ Portfolio-Management// 1,0 VZÄ Applikationsservice// 2,0 VZÄ Support// 0,5 VZÄ Systembetrieb// 2,0 VZÄ Konvergentes Netz// 6,0 VZÄ Digitalisierung an Schulen)

Einsparung: - 0,6 VZÄ (frühere Einsparvorgabe)

Anzahl Stellen Beamt_innen Beschäftigte Gesamt 2019/2020 Beamt_innen Beschäftigte Gesamt 2021/22
Vergabemanagement 4,00 3,00 7,00 4,00 3,00 7,00
Gesamtpersonalrat 1,00 3,00 4,00 1,00 3,00 4,00
Arbeitsschutz 3,13 3,13 3,13 3,13
Geschäftsstelle Gender & Diversity 1,00 1,00 1,00 1,00
Kontaktstelle Frau und Beruf 4,01 4,01 4,01 4,01
Stelle zur Gleichberechtigung der Frau 2,00 2,00 2,00 2,00

Ausblick

Die Schwerpunktsetzung in den Handlungsfeldern des Büros des Oberbürgermeisters orientiert sich an den jeweiligen Beratungs- und Unterstützungsleistungen für den Oberbürgermeister bei der strategischen und politischen Steuerung der Gesamtverwaltung. Hierbei und bei Projekten mit grundsätzlicher Bedeutung für die Stadt wird kontinuierlich an einer Verbesserung der dezernatsübergreifenden Abstimmungsprozesse gearbeitet.

Die Stabsstelle Persönliches Referat mit Sekretariat, Social Media Referentin und Presse- und Kommunikationsreferenten des  Oberbürgermeisters werden in ihrer Koordination und Steuerung der Öffentlichkeitsarbeit, Außenkontakte und der Termine des Oberbürgermeisters vor allem Abstimmungsprozesse harmonisieren und effizienter gestalten. Das Referat koordiniert und steuert die Öffentlichkeitsarbeit und bereitet öffentlichkeitswirksame Termine des Oberbürgermeisters vor. Es koordiniert und steuert die Kommunikation gesamtstädtischer und dezernatsübergreifender Themen auf allen zur Verfügung stehenden Kommunikationskanälen, auch in den Sozialen Medien.

Das Referat für bezahlbares Wohnen (RbW) wird die Umsetzung der dem Gemeinderat am 10.11.2020 zur Entscheidung vorliegenden Gesamtkonzeption zur Sicherung und Schaffung von bezahlbarem Wohnraum mit insgesamt rund 40 Themenfeldern steuern und Maßnahmen selbst umsetzen. Darüber hinaus werden weitere Einzelprojekte vom RbW federführend bearbeitet oder unterstützt z.B. Auszubildendenwohnen, die Förderung von Genossenschaften, die Erstellung der Erbbaurechtskonzeption oder die Entwicklung des neuen Quartiers Kleineschholz.

PG Verwaltungskonzentration: Die 2. Baustufe des Rathauses im Stühlinger soll bis zum geplanten Beschluss des Gemeinderates über die Vergabe der Bauleistungen im Jahr 2021 konzipiert werden. Ein intensives Controlling der Vorgaben an die Planungsbüros, der Kosten und der Realisierung der funktionalen Vorgaben ist in dieser Zeit erforderlich. Parallel dazu sind Veränderungsprozesse innerhalb der Verwaltung zu konzipieren und umfangreiche organisatorische Fragestellungen zu klären. So ist beispielsweise die Beratung für die Bürgerschaft serviceorientiert und effizient im Erdgeschoss zu organisieren und sind alle Arbeitsprozesse auf die veränderte Arbeitswelt hin anzupassen.

Stabsstelle Nachhaltigkeitsmanagement: Nachhaltigkeit in das Handeln kommunaler Entscheidungsträger_innen integrieren und die Bürgerschaft aktivieren – diese Ziele verfolgt die Stabstelle Nachhaltigkeitsmanagement mit verschiedenen Instrumenten. Neu ist die Nachhaltigkeitsberichterstattung zielgruppenspezifisch weiterentwickelt worden. Zum einen liegt parallel zum Doppelhaushalt 2021/2022 der 4. Freiburger Nachhaltigkeitsbericht für kommunale Entscheidungsträger_innen vor, der die Finanz- und Nachhaltigkeitsberichterstattung zusammenführt. Hier werden konkrete Handlungsoptionen für jedes Freiburger Nachhaltigkeitsziel präsentiert, die das Handeln der kommunalen Entscheidungsträger_innen leiten sollen. Zum anderen wird eine langfristige Kampagne zur Aktivierung der Bürger_innen und Institutionen Freiburgs zur Umsetzung der Freiburger Nachhaltigkeitsziele lanciert, die u.a. einen neuen kurzen Nachhaltigkeitsbericht für Bürger_innen umfasst. Mithilfe zielgruppenspezifisch eingesetzter Kommunikationsformate sollen Bürger_innen dazu befähigt werden, zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele bis 2030 beizutragen. Außerdem wird der Nachhaltigkeitsrat künftig über neu gewählte Sprecher_innen Impulse zu fokussierten Nachhaltigkeitsthemen setzen.

Für das Haupt- und Personalamt liegen einige Aufgabenschwerpunkte in der immer anspruchsvolleren Personalbedarfsdeckung inklusive einer umfangreichen Ausbildung und Personalbindung (quantitative und qualitative Verbesserungen) auch unter Berücksichtigung des demografischen Wandels. Wichtige Aspekte sind die weitere organisatorische Begleitung des Verwaltungsneubaus (2. Stufe), die Gestaltung der zunehmend durch moderne Informations- und Kommunikationstechnologien (Digitalisierung) angetriebenen Verwaltungsmodernisierung und die Optimierung der zentralen Beschaffung sowie die Fortentwicklung des betrieblichen Mobilitätsmanagements.

Für den Bereich Digitales und IT (DIGIT) steht die kontinuierliche Modernisierung und Anpassung der IT-technischen Infrastruktur im Rahmen der zur Verfügung gestellten Ressourcen im Vordergrund sowie die Nutzbarmachung der neueren technischen Entwicklungen für die Stadt. Dabei geht es auch um eine stärkere interne und externe Vernetzung im Rahmen der Digitalisierung, die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie und die Verankerung und stärkere Nutzung von Digitalisierung in den Fachplanungen der Dienststellen. Hierzu kommt als vollständig neue Aufgabe, ab dem Doppelhaushalt 2021/2022, die Digitalisierung der 65 Freiburger Schulen, die in Zusammenarbeit zwischen dem DIGIT, dem Amt für Schule und Bildung und dem Gebäudemanagement geplant, realisiert und betrieben wird.

Referat für Internationale Kontakte und Protokoll: Neben dem Ausbau des kulturellen, sportlichen und schulischen Austauschs soll die Arbeit mit den Partnerstädten durch gemeinsame Projekte gestärkt werden. Hierzu fand im Herbst 2018 eine Konferenz mit allen Städten zur Umsetzung der Sustainable Development Goals (SDG’s) statt. Erste Lösungen wurden in der direkt anschließenden Konferenz Local Renewables erarbeitet. An der Umsetzung der dort ausgewählten Ziele wird weiterhin gemeinsam gearbeitet. Anlässlich des Treffens der Partnerstädte im Rahmen der Festwoche zum Stadtjubiläum war eine Folgekonferenz geplant, die jetzt ins Jahr 2021 verschoben werden musste. Ein weiterer Kernpunkt ist die Stärkung der kommunalen Entwicklungspolitik. Hier stehen besonders die Umsetzung der vom BMZ über Engagement Global geförderten NAKOPA-Projekte mit Lviv und Wiwili im Vordergrund sowie die Zusammenarbeit mit der Zivilgesellschaft. Erstmals fand mit Accra ein Besuch bei einer Stadt auf dem afrikanischen Kontinent statt, was auf Kontakte mit der Universität zurückgeht. Die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit werden derzeit geprüft und sollen ggfs. ebenfalls mit Unterstützung des BMZ umgesetzt werden. Dies gilt auch für eine Klimapartnerschaft mit zwei Regionen in Peru, wodurch aufgrund der Corona-Pandemie die Kontakte in dem stark betroffenen Land zwar vorläufig ruhen, dennoch aber weiter an einem Projektantrag für das BMZ gearbeitet wird.

Nach personellen Veränderungen im Arbeitsschutzteam richtet sich der Fokus in den Jahren 2021/2022 auf die organisatorische Neuausrichtung des Arbeitsschutzes, die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen mit besonderem Augenmerk auf Psychische Belastungen sowie die Einführung einer Arbeitsschutz-Software.

Für das Vergabemanagement werden u.a. folgende wichtige Schwerpunkte relevant:

  • Zahlreiche Großprojekte im Baubereich erfordern weiterhin eine intensive vergaberechtliche Begleitung.
  • Rechtsänderungen – vor allem im EU-Recht – bedürfen einer praxisnahen Umsetzung in Grundsätzen, Rahmenregelungen und gesamtstädtischen Standards.
  • Eine weitere Aufgabe wird die Umsetzung der vollumfänglichen elektronischen Vergabe – nicht nur bei städtischen Verfahren – sondern möglichst in der Region Freiburg sein.

Von der Stelle zur Gleichberechtigung der Frau wird intern und extern die Geschlechterperspektive in die Gesamtpolitik der Stadt Freiburg aufgenommen und bei Entscheidungen auf die unterschiedlichen Lebenslagen von Frauen und Männern geachtet. Um bedarfsgerechte Angebote und bessere Rahmenbedingungen für die Erwerbstätigkeit von Frauen zu erreichen, wurde hierzu außerdem die Kontaktstelle Frau und Beruf – Südlicher Oberrhein eingerichtet. Die Geschäftsstelle Gender & Diversity erfasst zudem die Bedarfe von Menschen über die Zweigeschlechtlichkeit hinaus sowie die dazu relevanten Diversity Dimensionen wie Alter, Herkunft Behinderung etc. Damit werden insgesamt Geschlechterfragen integraler und verbindlicher Bestandteil des Denkens, Entscheidens und Handelns aller Beteiligten im Verwaltungshandeln zum Wohle der Bürgerschaft.