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Stadtverwaltung macht Schluss mit "trial and error"

Umstellung auf Open Office hatte nicht den erhofften Erfolg

Kehrtwende bei der städtischen IT-Konzeption: Statt des ab 2007 schrittweise eingeführten herstellerunabhängigen Programms "Open Office" setzt das Rathaus künftig wieder auf das Office-Paket des Marktführers Microsoft.

Der Gemeinderat folgte damit mit äußerst knapper Mehrheit der Empfehlung eines Gutachtens, das im vergangenen Jahr die gesamte städtische IT-Organisation in einem aufwändigen Verfahren unter großer Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untersucht hatte.

Rückblick: Im Juli 2007 hatte der Gemeinderat beschlossen, statt des Office-Pakets von Marktführer Microsoft auf das herstellerunabhängige und offene Dateiformat „Open Document Format (ODF)“ zu setzen. Damit stand die Stadt Freiburg nicht allein. Sowohl auf europäischer, wie auch auf Bundes- und Landesebene gab es viele Bestrebungen, auf breiter Front den Produkten des Marktführers und Quasi-Monopolisten Microsoft den Rücken zu kehren. Faktisch ist das bis auf wenige Ausnahmen – die bekannteste ist die Stadt München – aber nicht passiert. Schlimmer noch: die erhoffte kontinuierliche Weiterentwicklung des alternativen Office-Paketes ist ausgeblieben und für das von der Stadt eingesetzte Produkt mittlerweile ganz eingestellt.

Nicht zuletzt aus diesem Grund ist es nie gelungen, alle technischen Probleme zu lösen. Besonders bei Arbeiten, die über reine Textverarbeitung und den internen Bedarf hinausgingen, kam es trotz intensiver Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erheblichen Problemen. So beklagten die Ämter unter anderem Programmabstürze, das fehlende Datenbank-Modul, hohen Konvertierungsaufwand beim Datenaustausch mit Externen, Probleme beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten im Änderungsmodus oder Schwierigkeiten bei der Erstellung von Serienbriefen. Die Programme zur Tabellenkalkulation und zur Erstellung von Präsentationen erwiesen sich als deutlich leistungsschwächer als ihre Microsoft-Pendants und vertragen sich teils nicht mit Fachanwendungen, die in den Ämtern und Dienststellen eingesetzt werden. Nicht zuletzt blieb die Akzeptanz unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gering.

Nicht einmal in wirtschaftlicher Hinsicht hat sich der Wechsel zu Open Office gelohnt: Zwar wurden seit der letzten Lizenzierung von Microsoft Office im Jahr 2001 rund 800 000 Euro an Lizenzgebühren gespart. Dem stehen jedoch etwa 730 000 Euro für die Einführung von Open Office gegenüber, außerdem haben die Gutachter geschätzte Kosten von rund 2,5 Millionen Euro durch Effektivitätsverluste ermittelt.
Unterm Strich kann die angestrebte 100-prozentige Umstellung auf Open Office nicht erreicht werden. Da es langfristig aber nicht sinnvoll ist, zwei völlig verschiedene Systeme zu unterstützen, empfehlen die Gutachter den Wechsel zurück zum Office-Paket von Microsoft. Nur so könne eine gesicherte Qualität und Weiterentwicklung, eine Akzeptanz bei den Nutzern und eine deutliche Reduktion von Schnittstellen erreicht werden. Die Kosten für diesen Schritt kalkuliert die Verwaltung auf etwa 900 000 Euro für Lizenzen, Schulungen und notwendige Anpassung von Vorlagen. Bei einer realistischen Laufzeit von sechs bis sieben Jahren sind das etwa 80000 bis 90000 Euro pro Jahr Laufzeit.

Im Gemeinderat wurde die Abkehr von der Open-Office-Strategie äußerst kontrovers diskutiert. Aus den Reihen der Befürworter hoben Hansjörg Sandler (CDU) und Johannes Gröger (FW) besonders hervor, dass es nicht um eine ideologische Entscheidung gehe, sondern darum, den Beschäftigten effektives Arbeiten zu ermöglichen. „Eine 3000-Personen-Verwaltung kann nicht dauerhaft im „trial-and-error-Modus“ laufen, brachte es SPD-Stadtrat Kai-Achim Klare auf den Punkt.
Hauptkritikpunkt aus Reihen der Grünen, Unabhängigen Listen, FDP und GAF war, dass die Verwaltung die Umstellung nur halbherzig angegangen sei, wie die Stadträte Timothy Simms (Grüne), Sascha Fiek (FDP) und Monika Stein (GAF) ausführten. Außerdem, so UL-Stadtrat Michael Moos, müsse die Allmacht des Monopolisten Microsoft reduziert werden.

Letztlich stimmten CDU, SPD, Freie Wähler und einige Mitglieder der Grünen-Fraktion für den Wechsel, der Rest dagegen.